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10 beneficios de la creación de sistemas efectivos

Vivimos a un clic de distancia de beneficios increíbles. Hoy, son pocas las gestiones que no puedes realizar vía internet y, además, de manera segura. Compras los alimentos, la ropa, los dispositivos tecnológicos que deseas, libros, música o accedes a educación virtual de calidad. Es maravilloso cuánto ha crecido el mercado, algo que hace un tiempo parecía utópico.

Desde hace poco más de 25 años, internet irrumpió en nuestra vida y la cambió para siempre, y para bien. Hoy, inclusive, hablamos de una generación digital y decimos que estos niños del siglo XXI ya no nacen con cerebro, sino con chip. Y los demás, los del siglo pasado, nos hemos tenido que acomodar a esta realidad que llegó con fuerza y nos obligó a adaptarnos a ella.

Es increíble que algunos de los dispositivos digitales que a comienzos de los años 90 eran los gadgets de las películas de ficción (James Bond y otras por el estilo) ahora son de uso común. A pesar de su corta edad, los utilizan los niños pequeños y algunos también son las herramientas poderosas de las que los adultos disfrutamos en el ámbito laboral. Un sueño hecho realidad.

En aquel momento, cuando surgió internet, eran pocos, muy pocos, los hogares en los que había un computador. Los portátiles estaban en fase de desarrollo y los de escritorio eran unos aparatos enormes y ruidosos, además de muy costosos. Tampoco había planes y conexiones a internet (no había banda ancha o wifi) y los disponibles eran caros y de muy baja calidad.

Las páginas web solo permitían publicar texto plano, sin formato (negrilla o cursiva). Tampoco se podían incluir fotografías (salvo que fueran digitalizadas, que no era barato) o videos. Por supuesto, no se habían creado canales digitales como las redes sociales y empresas que hoy son parte de nuestra familia, como Google, todavía eran un sueño que se forjaba en un garaje.

Hoy, vivimos a un clic de beneficios increíbles. Vivimos, especialmente, la era de la inmediatez, de la impaciencia. Queremos que todo se dé de inmediato, una actitud que se ha incrustado en el ámbito de los negocios con consecuencias negativas. ¿Por qué? Porque nos olvidamos de los procesos, de los sistemas paso a paso, queremos que ver los resultados en un dos por tres.

Y el éxito, sea cual fuere la idea que tengas de él, no se da así: nos pide un proceso, exige que cumplamos con el proceso. No basta con conocimiento especializado al que le sumemos una que otra habilidad; tampoco es suficiente con amplia experiencia, porque el mercado cambia constantemente, porque las necesidades y los gustos de los consumidores son cambiantes.

El primer aprendizaje necesario es que todo en la vida toma tiempo y requiere proceso. Al nacer, somos pequeños, dependientes y frágiles, pero con el tiempo y el proceso de la vida nos hacemos más fuertes, resistentes y autónomos. Nacemos desconociéndolo todo sobre todo y a medida que crecemos, que pasa el tiempo y se desarrolla el proceso, vamos aprendiendo.

El segundo aprendizaje importante es que no hay regla, aunque sí modelos. ¿Eso qué significa? Si vas a aprender inglés, sigues el mismo proceso que muchos otros alumnos durante el mismo tiempo. Sin embargo, seguramente lo sabes, los resultados serán distintos: dependerán de cada uno, del compromiso, la disciplina, la disposición y la habilidad de cada persona.

La tercera lección indispensable es comprender que en solitario nadie logró sus metas, en especial si estas son ambiciosas. El trabajo en equipo es un valor fundamental en el ámbito empresarial y de los negocios porque cada día hay más competencia, mejor competencia. Así, entonces, hay que desarrollar esta habilidad, so pena de no poder satisfacer al mercado.

Una cuarta lección tiene que ver con la creación de sistemas efectivos, que no es más que la articulación de diferentes procesos. Que, valga recalcarlo, son de variada índole: de ventas, administrativa, de servicio, de comunicación, legal (importaciones) y más. Si no puedes crear sistemas, tu empresa o negocio carecerá de brújula y en cualquier momento perderá el rumbo.

Es menester puntualizar, sin embargo, que el éxito de cualquier sistema está soportado por la capacidad de los seres humanos que lo construyen y lo gestionan. Puede incluir herramientas y tecnología poderosas, pero si el uso no es el adecuado, si no se miden los procesos o se quiere anticipar los tiempos, los resultados no se darán. La clave, entonces, es el factor humano.

Lo positivo de esto es que cualquier empresa, sin importar su tamaño o su actividad, está en la capacidad de crear sistemas efectivos que permitan optimizar el tiempo y hacer productivos los diferentes procesos. Ahora, también hay que remarcar una realidad: las empresas que son líderes del mercado, sin importar la industria, son aquellas que crearon sistemas efectivos.

Algunos beneficios de implementar sistemas efectivos en tu empresa son estos:

  1. Documentación de los procesos paso a paso (información actualizada en tiempo real)
  2. Unificación de métodos de seguimiento
  3. Simplificación y estandarización de las tareas
  4. Integración armónica de los diferentes procesos
  5. Control unificado de cada tarea
  6. Posibilidad de replicar los procesos en distintas áreas
  7. Optimización de tiempos y costos de ejecución
  8. Facilidad de creación de nuevos sistemas efectivos
  9. Alineación de estrategias de la organización
  10. Posibilidad de automatización de los procesos

A la hora de implementar procesos, hay un error común que se debe evitar: aquel de copiar los procesos que hacen otros, los de la competencia. Cada empresa debe crear sus propios procesos que respondan tanto a sus necesidades y a sus posibilidades como a las soluciones que requieren sus clientes. La clave está en modelar y adaptar los procesos a tu organización.

En virtud de la abundante información de calidad que un sistema efectivo está en capacidad de brindarle a tu empresa, se obtiene otro beneficio invaluable: la posibilidad de predecir las tendencias del mercado, de anticiparse a ellas. También, para sugerir acciones cuya ejecución redunde en la consecución de resultados óptimos integrales. ¡Buena salud para tu empresa!

Un último argumento: si prestas atención a lo que hacen las empresas que son líderes del mercado, en cualquier industria, dentro o fuera de internet, podrás comprobar que la clave está en que son más competitivas que el resto. Es decir, están mejor preparadas para dar la respuesta adecuada a las necesidades del mercado de sus clientes, tienen mejores procesos.

Vivimos a un clic de distancia de beneficios increíbles y gracias a la tecnología, a sus poderosas herramientas y a las facilidades que nos brinda, hay una multitud de tareas y labores que podemos gestionar de manera sencilla y efectiva. Sin embargo, para conseguir este resultado es necesario comenzar por ejecutar acciones que son imprescindibles, como estas cinco:

1.- Planificación.
Es la base de cualquier proceso exitoso. Sin planificación, todo lo que hagas será improvisación y, por ende, tarde o temprano lo pagarás. Esta sencilla acción te marca la ruta, con las escalas necesarias, y te permite determinar tiempos de ejecución, costos y recursos requeridos. Lo conveniente es que cada proceso esté respaldado por planes a corto, mediano y largo plazo.

2.- Medición.
La mejor planificación no te proporcionará los resultados que esperas si no está secundada por la adecuada medición. En marketing, hay una máxima: “lo que no mides, no lo controlas; lo que no controlas, no da resultados”. Cuando mides, estás en capacidad de detectar eventuales fallas y corregir, así como de optimizar las diferentes etapas del proceso y reducir costos.

3.- Evaluación.
Consecuencia directa y beneficio de la anterior. Una vez tu proceso ha corrido de principio a fin y cuentas con la valiosa información que las distintas mediciones te aportan, puedes dar el paso a la evaluación. ¿Qué se puede mejorar? ¿Cómo escalar el proceso? ¿A qué otra labor de la empresa es susceptible aplicarle este proceso? Mides, evalúas, interpretas, optimizas, ganas.

4.- Duplicación.
Una vez que tus procesos son efectivos y funcionan, puedes crear sistemas. Cuando certificas que esos sistemas te brindan los resultados que deseas, puedes duplicarlos en otras áreas de tu empresa. La gran ventaja es que ya tienes información, has optimizado los pasos, has corregido algunos errores, has rebajado los costos de operación, has logrado tus metas.

5.- Retorno.
El objetivo de cualquier empresario o dueño de negocio: que sus acciones redunden en ventas, en la plena satisfacción de las necesidades de sus clientes, que sus estrategias se transformen en mayor impacto y que ese impacto sirva para conseguir más y mejores clientes. El ROI no es simplemente cuestión de dinero: se trata, así mismo, de la huella que puedes dejar.

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