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Cómo convertir el análisis de inventarios en el éxito de tu negocio

La inteligencia artificial y el Big data son determinantes en la gestión de inventarios.

Es una realidad que, aunque increíble, a nadie debe sorprender: hay más líneas de teléfonos móviles que seres humanos en la Tierra. De acuerdo con el estudio Digital Report 2022, realizado en conjunto por las consultoras We Are Social y Hootsuite, mientras que hay 7.910 millones de habitantes en el planeta, hay 8.275 suscripciones a teléfonos móviles, es decir, un 4,41 % más.

Increíble, sí, pero a nadie debe sorprender. Esa tecnología, que en las décadas de los 80 y 90 era un privilegio de las películas de ciencia ficción, hoy es una realidad. Incuestionable a la luz de las cifras y de los beneficios recibidos. Y con una agravante: la tendencia es al alza, es decir, cada día serán más los dispositivos digitales activados porque esta es una carrera que no tiene fin.

Los números, en verdad, parecen de locura. Por ejemplo, en Hong Kong, un pequeño territorio con solo 7,5 millones de habitantes, se registra un 181,9 % de líneas telefónicas móviles habilitadas, es decir, casi 2 teléfonos celulares por habitante. En Suráfrica, es del 179,0 %; en Colombia, del 127,0 % y en Estados Unidos, del 105,9 %. El promedio mundial, de otro lado, es de 104,6 %.

La realidad es que hoy la vida del ser humano está condicionada por la tecnología. Prácticamente todas las actividades que realizamos cada día están conectadas con algún dispositivo. De hecho, en los últimos tiempos cada vez que se cayó el servicio de internet hubo pánico mundial. Nos guste o no, las poderosas herramientas y recursos de internet son indispensables en la vida.

Así mismo, la irrupción de la tecnología en todas las actividades de la vida significó grandes cambios en la forma en que realizábamos ciertas tareas. Hoy, prácticamente sin excepción, cualquier proceso exitoso, en cualquier ámbito de la vida, está respaldado por una poderosa herramienta digital. Y cada día son más las labores que se transforman gracias a ella.

En especial, en las empresas, en los negocios. De cualquier industria, de cualquier tamaño. La tecnología es imprescindible para optimizar los flujos de trabajo, hacer un seguimiento de las estrategias y medir los resultados de cada una de ellas. “Los números son los que mandan” es una frase que los CEO y gerentes utilizan, muestra inequívoca de que son sinónimo de éxito.

Negarse al impacto de la tecnología, a sus beneficios, más que una necedad es una torpeza que se paga caro. En los últimos 25 años, desde que internet irrumpió con fuerza en nuestra vida, fueron miles los negocios que cerraron sus puertas. La realidad era que no estaban preparadas para este cambio drástico o, peor, se negaron a aceptarlo. ¿La consecuencia? La tecnología los avasalló.

La realidad es que la forma de hacer negocios cambió. Antes, se concebía que la intuición del dueño del negocio, o del gerente de la empresa, eran suficientes para alcanzar el éxito. El olfato era el sentido más importante de los directivos, pues les permitía oler las buenas oportunidades. Hoy, mientras, ya ninguna empresa puede actuar de esa manera, so pena de equivocarse feo.

Una de los beneficios más importantes que nos aporta la tecnología es la posibilidad de anticipar lo que sucederá en el mercado, las tendencias que vienen. Pero, ya no basados en el olfato, sino en la información, que se convirtió en el activo más valioso, junto con el capital humano. Los datos son la más poderosa herramienta con que cuentan las empresas para tomar decisiones.

Muestra de ello son dos de las transacciones más ruidosas del mercado digital en los últimos tiempos. La primera, la compra de LinkedIn por parte de Microsoft, por 26.000 millones de dólares, y la segunda, la de WhatsApp, por la que Facebook desembolsó casi 22.000 millones de dólares. ¿El objetivo de estas adquisiciones? Obtener la información de sus usuarios.

Otro ejemplo: durante la pandemia, un período en el que las aerolíneas sufrieron con dureza el impacto de las medidas restrictivas en todo el mundo, los datos les permitieron encontrar una fuente de ingresos y, de paso, no perder contacto con sus clientes. ¿Qué hicieron? Usaron los datos de sus programas de lealtad como garantía para obtener créditos en tiempos difíciles.

Medir, la clave del éxito

Algo más: cada vez alcanza mayor relevancia aquella vieja premisa del marketing, dentro o fuera de internet, según la cual “lo que no mides no lo controlas y lo que no controlas no ofrece los resultados que esperas”. Y son los datos, la información, los que te permiten medir. Más en estos tiempos de internet en los que cada interacción del usuarios (clic) queda registrada al instante.

Ahora, quizás te preguntas ¿por qué los datos han adquirido tal importancia, por qué se les otorga tanto valor? La respuesta es sencilla: a diferencia de los activos tangibles, que irremediablemente pierden valor con el uso, con el paso del tiempo, los datos son un activo que no pierde valor o que, mucho mejor, se valorizan con el paso del tiempo (siempre y cuando sigan siendo confiables).

En todo caso, es importante hacer claridad acerca del valor de los datos. En principio, los datos son valiosos en sí mismos mientras tengan vigencia, pero, por otro lado, su valor se incrementa en función del uso que se les dé, la interpretación que se les dé. Un ejemplo nos lo brinda el deporte, en el que la data es la herramienta más poderosa para hacer seguimiento.

Futbolistas, beisbolistas, golfistas, atletas, tenistas o basquetbolistas, entre otros, miden al detalle sus actuaciones y programan tanto su plan de entrenamiento como sus próximas acciones según la información que les proporcionen los datos. Lo mismo sucede con los inversionistas de bolsa, la banca, la medicina, el comercio electrónico, la educación y hasta los medios de comunicación.

Es tal la importancia que los datos han alcanzado en el mundo, que se creó un nuevo oficio: el analista de datos (o big data analyst). Este profesional, uno de los más cotizados en la actualidad,con salarios anuales que puede llegar a 75.000 dólares al año en EE. UU. o Alemania, se encarga de recopilar, filtrar e interpretar bases de datos para establecer estrategias dentro de una empresa.

Con esta información, es posible predecir el comportamiento del mercado, de los clientes actuales, así como las tendencias que marcarán el rumbo en el futuro a corto o mediano plazo. También se utiliza para medir la efectividad de las campañas o estrategias y, lo más importante, para tomar decisiones. Hoy, los datos son el olfato, la intuición de los empresarios del pasado.

Dado que los volúmenes de información que se registran en la actualidad son gigantescos, esta tarea no sería posible de realizar de manera confiable sin el aporte de dos poderosas herramientas que son el Big data y la inteligencia artificial (AI). Son complementarias y su función consiste en darnos la posibilidad de sacar el máximo provecho de la información que ha sido recopilada.

La Big data se refiere al almacenamiento y procesamiento de cantidades gigantes de datos, bien sea estructurados, no estructurados y semiestructurados, para organizarlos y procesarlos de manera que brinden información de alto valor para las organizaciones y compañías. Es decir, no basta con acumular datos, sino que es necesario gestionarlos para obtener sus beneficios.

La inteligencia artificial (AI), mientras, consiste en una combinación de algoritmos planteados con el propósito de diseñar y desarrollar máquinas que puedan imitar las funciones y la lógica de un ser humano. Por ejemplo, gracias a esta herramienta es posible predecir si una persona comprará un producto en función de sus creencias políticas o religiosas, o de sus principales aficiones.

Esa es la razón por la cual cuando haces clic en un anuncio o una noticia específica en Facebook, Instagram o Twitter de inmediato la plataforma te bombardea con información similar. Presume que te interesa y te la ofrece antes de que tú se la pidas. La magia de la inteligencia artificial es que en pocos segundos recopila, interpreta información y establece patrones de comportamiento.

Son múltiples, prácticamente ilimitados, los usos que se le pueden dar al Big data y a la inteligencia artificial. Una de ellas es la gestión y el análisis de los inventarios, que se ha convertido en una de las actividades más sensibles en el ámbito empresarial. ¿El beneficio? Garantizar el adecuado funcionamiento de las operaciones y relaciones comerciales con sus aliados estratégicos.

Por la naturaleza de nuestro negocio, en IOCA Group nos dimos a la tarea de optimizar la gestión de inventarios y recurrimos a las mejores herramientas que el mercado nos ofrece. Entonces, implementamos el Business Central de Microsoft, que con su módulo de ‘Gestión de inventarios’ permite el seguimiento de pedidos, cálculos y previsiones de ventas y estimaciones de reabastecimiento.

Nada más costoso para una empresa o negocio que perder sus clientes porque el producto que estos deseaban no llegó a las estanterías por una inadecuada gestión del inventario. O, de otra manera, grandes cantidades de mercancía almacenada en bodega durante largo tiempo porque no tienen salida, porque ya no son del agrado de los clientes. Es un lucro cesante que nadie resiste.

Una de las características del mercado del siglo XXI es la variabilidad del inventario. Esta se da bien sea por los hábitos del consumidor, que cambian constantemente según las circunstancias, o bien por la tendencias del mercado, que vienen y van como las olas. Si una empresa no está preparada para recolectar, procesar e interpretar esta información, difícilmente conseguirá sobrevivir.

En IOCA Group, por ejemplo, cada lunes nuestros socios comerciales reciben una solicitud de envío de su inventario actualizado. ¿Con qué fin? Se busca realizar los análisis correspondientes y agilizar el procesamiento de la información. Si la solicitud no es atendida oportunamente, se genera una serie de recordatorios tendientes a evitar que se produzca un atasco en la operación.

Una vez que se recibe la información, el equipo de trabajo especializado en esta área analiza los datos y genera un Dashboard (cuadro de mando) en el que de manera gráfica se presentan las métricas definidas. El siguiente paso consiste en compartir la información para, en conjunto con el cliente, establecer las acciones que se van a emprender en varios puntos clave, a saber:

1.- Reconocer el comportamiento de las ventas y prever escenarios futuros

2.- Agilizar procesos de compra

3.- Optimizar la suite de productos en aras de especializar la oferta

4.- Análisis del comportamiento del mercado y sus necesidades

5.- Toma de decisiones puntuales cuando así se requiera

6.- Garantizar el buen funcionamiento del negocio en general

Moraleja

La realidad es que hoy la vida del ser humano está condicionada por la tecnología. Prácticamente todas las actividades que realizamos cada día están conectadas con algún dispositivo. En el ámbito laboral, mientras, solo es posible competir y alcanzar el éxito cuando se cuenta con la información adecuada y, en especial, cuando esa información es interpretada por verdaderos especialistas.

Hoy, junto con el capital humano, la información es el activo más valioso de una empresa. En IOCA Group somos conscientes de esto y, por eso, nos preocupamos por brindarles a nuestros aliados comerciales las mejores herramientas para garantizar su óptima operación y, lo más importante, la acertada toma de decisiones. “Los números son los que mandan”, son sinónimo de éxito.

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