La confianza, la claridad de los acuerdos y el cumplimiento de los mismos determinará el intercambio de beneficios.
La mayoría de las empresas y negocios se fija el “negocio” como el principio y el fin de su labor. Ganar dinero, ojalá mucho dinero, es tanto el punto de partida como el destino de su actividad. Hay otros, en cambio, que estamos convencidos de que “el mejor negocio del mundo”, y también “el más rentable”, es servir. Es decir, dar solución efectiva a las necesidades de los clientes.
La vida, en su inmensa sabiduría, nos ofrece siempre varios caminos que podemos elegir. Y cada uno elige el suyo, el que cree que más le conviene, el que más alineado está con sus objetivos. De eso se trata la vida, así de simple. En IOCA Group escogimos el que a veces se antoja complicado, con más dificultades, pero que está conectado con nuestro propósito y nos brinda satisfacciones grandes.
Un camino que seguimos bajo la premisa de que “la venta es una consecuencia”, no la razón de ser de nuestra actividad. ¿Una consecuencia de qué? Del proceso que realizamos desde que tenemos una idea de negocio, un producto, y queremos que llegue a manos de nuestros clientes, y de los clientes finales, después, y satisfaga sus necesidades. Se trata de una cadena de beneficios.
Lo que comúnmente llamamos un “gana-gana”, que por supuesto va mucho más allá del dinero, de una mera transacción económica. Así lo entendemos porque sabemos que la rentabilidad del negocio, ese factor que a veces nos provoca fuertes dolores de cabeza, está determinada por la recurrencia. El “negocio” no está en la primera venta, sino en la recurrencia, en la repetición.
Por eso, justamente por eso, no en vender productos o servicios, sino en satisfacer necesidades puntuales, en brindar soluciones efectivas a los deseos de nuestros clientes. Ese es el camino que elegimos, en el que cada día encontramos motivaciones y retribuciones que nos indican que la que tomamos fue la decisión acertada. A pesar de las dificultades, a pesar de remar contra la corriente.
Bajo esta concepción, la venta es la consecuencia de todos y cada uno de los pasos previos del proceso. La mayoría de los cuales, irónicamente, son invisibles para el cliente final siempre y cuando no lo afecten a él. ¿Por ejemplo? Durante la pandemia, la cadena de suministros colapsó y los envíos fueron traumáticos: algunos no llegaron y otros lo hicieron mucho después de lo previsto.
Así, cientos de miles de compradores de todo el mundo, sin distinción, se vieron frustrados. Lo mismo que miles de negocios y empresas que sufrieron la pérdida de ventas porque no tenían los productos disponibles. ¡Y tampoco les llegaban las nuevas existencias! Los proveedores, por su lado, padecieron porque tenían mercancías disponibles, pero no podía enviarlas a su destino.
Una locura, sin duda. Y un problema de grandes dimensiones y elevados costos para toda la cadena de suministros. Una circunstancia que nos permitió comprobar la importancia de saber elegir los proveedores de tu negocio, un aspecto al que, muchas veces, no se le presta la atención requerida. Y después se paga caro, porque casi siempre se traduce en la pérdida de clientes.
Elegir bien a tus proveedores es tanto un arte como una ciencia. Un arte en tanto la compra es la respuesta a un estímulo emocional y, de otro lado, los productos que compramos nos entran por los sentidos. Una ciencia en tanto incorpora un proceso consciente y nos exige un método, un paso a paso, para conseguir los objetivos que deseamos. Pero, está lejos de ser una ‘misión imposible’.
Algunos consejos útiles para elegir un proveedor:
1.- Construye una relación. Esa es la clave: no es una transacción, sino un intercambio de beneficios. Para establecer una relación, se requiere confianza recíproca y también honestidad de ambas partes, que ninguna busque sacar mayor provecho. Recuerda: es un ‘gana-gana’
2.- Investiga sus clientes. Saber quiénes son, o fueron, los clientes de ese proveedor te permitirá conocer cuál es su recorrido o, quizás, si existe un posible conflicto de intereses. Al contactarlos, por otro lado, sabrás cómo fue su experiencia y te ayudará a tener elementos de juicio
3.- Evalúa varias opciones. No te quedes con el primer proveedor que consultas, porque a la larga puede no ser una buena decisión. Siempre hay más opciones, algunas, mejores. Se trata de armar el rompecabezas, conseguir más beneficios para todas las partes involucradas en la negociación
4.- Consigue precio por volumen. Y plantea también relaciones a largo plazo, dos factores que te permitirán obtener un buen precio. Aunque los proveedores suelen establecer tarifas fijas, siempre hay una posibilidad de negociar cuando se perciben los beneficios para las dos partes involucradas
5.- Fija las condiciones de pago. Este es un aspecto importante que no puedes dejar para el último momento o en el que no debe haber malentendidos. Ten en cuenta tu flujo de caja, tu liquidez y la eventual demanda del producto que obtienes. Este es un tema en el que caben las equivocaciones
Ahora, la clave de una positiva relación con todos y cada uno de tus proveedores surge de una negociación adecuada. Es cierto que cada convenio es único e independiente del resto, pero hay una serie de normas que es conveniente cumplir para que se dé ese intercambio de beneficios anhelado.
Cinco pasos te ayudarán a llevar la negociación por un buen camino:
1.- La preparación. Parece obvio, pero no lo es. La improvisación es el peor enemigo a la hora de tomar decisiones, más en el tema de los proveedores. Cuando te reúnas con ese potencial aliado no solo debes tener claro qué esperas de él, y bajo qué términos, sino también es el momento de preguntar todo lo necesario para que haya absoluta claridad a la hora de firmar un convenio
2.- La discusión. Se trata del momento de compartir información relevante para las dos partes, de plantear propuestas y ver hasta dónde está dispuesta a llegar cada uno. La clave es mantener la mente abierta, la predisposición positiva, porque un tropiezo en esta etapa puede dar al traste con la que, eventualmente, podría ser una buena alianza. La confianza es la premisa fundamental
3.- La negociación. Con las cartas sobre la mesa, hay que pasar de la intención a la concreción. Es decir, es hora de llegar a acuerdos bajo las reglas establecidas. Ten en cuenta que en esta etapa hay que ser flexibles, hacer algunas concesiones, con el fin de lograr convenios. Prepara con antelación una oferta que sea muy cercana a tu ideal, así no te sentirás perjudicado si tienes que resignar algo
4.- Los acuerdos. No siempre es posible hacer match en todos los aspectos de la negociación, pero eso no es relevante. Lo importante es que se acuerden unos puntos y se comience a trabajar a partir de ellos. Ten en cuenta que, a lo mejor, es una relación a largo plazo en la que es posible establecer nuevos acuerdos más adelante. Recomendación: que todo quede por escrito
5.- La implementación. Hay que pasar de la teoría a la acción, del papel a la realidad. La clave del éxito de esta fase es la responsabilidad y el cumplimiento de cada una de las partes. Si alguna falla, el intercambio se daña y se resquebraja la confianza, que es el valor más importante de esta relación. En esta etapa, hay que tener paciencia porque no siempre es fácil comenzar a operar
La clave del éxito en la relación con los proveedores es una comunicación abierta, transparente y fluida, en la que reine la confianza. Seguro habrá dificultades, malentendidos y, como sucedió en los últimos tiempos, fallas que se salen del control de las dos partes. Lo importante es no dejar que los problemas se agranden o que se rompa el canal de comunicación: así, los beneficios se extinguen.
También es necesario que documentes detalladamente todas y cada una de las acciones que se realizan en esta relación con cada proveedor. De esta manera es posible anticiparte a eventuales problemas o, lo mejor, ver oportunidades que redunden en beneficio para ambas partes. Además, esta información es valiosa para el momento en que tengas que evaluar lo dado y lo recibido.
Así mismo, como el matrimonio uno espera que la relación con los proveedores sea “para toda la vida”, pero entiende que hay momentos en los que los beneficios se terminan y es mejor dar por finalizada la relación en los mejores términos. Recuerda que lo único seguro en el mundo de los negocios es la dinámica del cambio y saber adaptarse a ella es lo que te permitirá ser competitivo.
Por último: entiende que no hay negociación perfecta. Igualmente, no olvides que, como dicen en el ámbito legal, “es mejor un mal acuerdo que un buen pleito”. Habrá dificultades, pero siempre que el interés común, es decir, el beneficio del cliente final, sea la prioridad, es posible llegar a un acuerdo. Saber dar y valorar lo que se recibe es la mentalidad adecuada para negociar con tus proveedores.
